업무 효율성을 높이는 방법

일의 생산성을 높이는 방법

스마트워크란 같은 시간에 비슷한 노력을 하면서 더 많은 성과를 창출할 수 있는 일하는 방법을 의미하는데 이것은 또한 단순히 일 잘하는 방법보다는 업무 능률을 높이는 것을 의미 합니다.

한국은 2014년 기준으로 OECD 회원국 중 연평균 근로시간이 멕시코에 이어 세계 2위인데요 생산성은  노동생산성은 미국의 60% 밖에 되질 않습니다.

이것은 일은 많이 하지만 업무 효율성은 매우 떨어진다는 뜻이겠지요.

매우 바쁘게 일을 한다거나 늘 늦게까지 야근을 한다고 해서 일을 잘한다고 볼 수 없으며 고객의 입장에서 부가가치를 창출 할 수 있어야 업무 결과의 가치가 생겨난다고 할 수 있습니다.

그렇다면 진정한 의미의 일이란 무엇일까요?

직장에서 할애한 시간과 활동이 아닌 VAR(Value-Added Result), 즉 부가가치가 남긴 결과물을 내기위해 노력하는 활동이라 할 수 있겠습니다.

이런 부가가치와 관련없는 활동들은 본인은 물론 조직의 낭비로 이어질 수 있고 노동 생산성을 떨어뜨리는 원인이 됩니다.

업무 생산성을 높이기 위해서

첫째, 업무시간을 분석하여 시간낭비를 하고 있는 부분을 잡아내어야 합니다.

둘째, 아래의 업무 유형에 따른 통계정보를 획득하여야 합니다.

정보를 선별,정리,활용하는 최적의 방법을 탐색하는 일.

사용절차, 작동원리를 학습하여 사물을 조작하고 활용하는 일.

경청능력,의사전달능력을 바탕으로 사람과 소통하는 일.

셋째, 고객이 기대하는 결과와 부가가치를 고려하여야 합니다.

열심히 공부하는 학생보다 출제자 의도를 잘 파악하는 학생이 시험을 잘 보는것 처럼 고객 관점의 사고를 하여야 합니다.

업무 효율성과 효과성을 개선하는 방법

업무 효율성은 업무 비용에 대비한 결과물의 비율을 의미합니다.

여유자원 확보

중요한 일에 집중하고 잡일을 제거함으로써 효율성을 높일 수 있는 방법을 탐색하여야합니다.

하루 중 무슨일에 얼마나 많은 시간을 쏟는지 살펴봄으로써 진짜 일과 잡일을 구분 할수 있는데, 여기서 잡일을 걷어내어 여유자원을 확보하는 것이 중요합니다.

이렇게 확보된 여유자원을 중요한 일에 투입함으로써 업무효율을 끌어올릴 수 있겠습니다.

업무의 자동화

공장 자동화처럼 지식노동도 자동화를 하여 일의 효율성을 개선할 수 있습니다.

1.업무 매뉴얼을 통하여 최적화된 업무형태를 정제하고 고도화하여 업무효율을 상승 시킬 수 있습니다.

2.체크리스트를 활용하여 해야할 일을 빠짐없이 수행 할 수 있습니다.

3.회의에서는 회의록 템플릿을 활용하여 회의를 주관하는 사람의 의도와 어떤 결과를 기대하는지 분명히 할 수 있습니다.

효과성을 높이는 방법

효과성은 원하는 결과를 얻었는가에 대한 문제로 끝 그림을 그려놓고 업무를 시작하도록합니다.

업무의 끝 그림이란 상사나 고객의 기대사항을 의미하는 것으로 짐작만으로 처리하면 재차 처리할 필요성이 증가할 수 밖에 없습니다.

업무 시작 전에 상사 혹은 고객의 의도를 명확하게 파악할 필요성이 높다고 할 수 있겠습니다.

마찬가지로 보고서 목차에도 목적 및 기획의 필요성이 먼저 나오고 그 다음 조사방법이나 담당자 등이 나오는 것처럼 목표를 설정하고 집중하는 방식으로 업무을 진행하여야 효과성을 높일 수 있습니다.

업무 내용을 파악하는 방법

업무 내용에는 Why, What, When 이라는 3가지의 W 구성요소가 있습니다.

업무에서도 왜, 그리고 무엇을 위해 이 업무를 해야하는지 명확이 이해할 필요가 있습니다. 상사의 의도를 파악함으로서 업무의 성과를 높일 수 있다는 것이지요.

그리고 일의 목표를 달성하기 위해서는 무엇을 해야하는지 정확히 파악하고 있어야 합니다. 더불어 언제 업무를 마칠 수 있는지에 대한 기한을 설정하고 일에 진행상황을  상사에게 중간보고 함으로서 결과물을 검토하고

수정할 수 있는 여유를 제공할 수 있습니다.

정보를 다루는 방법

요즘과 같은 정보화시대에는 정보를 활용하는 능력이 곧 효율적으로 일하는것이라고 할 수 있겠습니다. 특히 지식과 정보의 관리는 지식 노동자의 핵심업무입니다.

정보의 개념에는 발생한 현상에 근거한 사실, 객관적인 현상을 특정한 방식으로 기술한 데이터, 목적에 따라 데이터를 정리하고 가공한 정보, 분석과 예측이 가능하도록 수많은 정보를 모아 체계적으로 정리한 지식,

마지막으로 추론과 통찰을 가능하게 만드는 지적능력인 지혜로 구성되어 있습니다.

이러한 정보는 언제어디서나 남는 시간을 활용하여 수집하고 정보의 출처를 기록하고 정리 할 수 있습니다.

문제 해결능력의 이해

문제의 유형에는 발생형 문제, 탐색형 문제, 설정형 문제 같은 종류가 있는데 발생형 문제는 이미 발생한 문제로서, 돌발상황,사고등의 현재 기대치에 미치지 못해 발생하는 문제입니다. 이러한 사고를 예방하기 위하여 현상을 개선하고자 하는 과정에서 발생하는 문제를 탐색형 문제라고 정의 할 수 있습니다. 탐색형 문제를 해결하면 발생형 문제를 예방할 수 있는 원리입니다.

설정형 문제는 미래에 발생할 가능성이 있는 문제로써 이를 고려하여 업무의 효율을 극대화 시킬 수 있습니다.