업무 이메일 작성 요령

직장생활을 하다보면 업무관련 이메일을 쓸때가 부지기수인데요.

이런 업무용 이메일의 여러 작성 조건과 요령을 알아보겠습니다.

1. 단순성 

"Simple is best."라고 하듯, 이메일 역시 단순해야 합니다. 

중요하거나 복잡한 내용이라도 이메일은 무조건 단순하게 작성해야 합니다. 

특히 장황한 문장이나 육하원칙인 5W1H 원칙에 맞지 않는 문장, 제대로 나누지 않은 단락은 읽는 사람에게 피로감과 심한 짜증을 유발하게 만듭니다.

 

그리고 설사 원칙에 다 맞게 적었다 하더라도 너무 길게 작성하면 메일을 받는 사람이 제대로 읽어보지도 않고 그냥 닫어버릴 공산이 큽니다. 

회사에서는 어쨌거나 기본적으로 다들 바쁘기 때문에 짧고 단순하게 이메일을 작성하도록 합니다. 

2. 명료성 

어떤 이메일은 받아보면, 대체 무엇을 말하고자 하는지 알 수 없는 경우가 많습니다. 

이메일은 소설이나 연애편지가 아닙니다. 

화려한 미사여구보다는 말하고자 하는 바를 짧고 명려하게 표현해야 합니다. 

이메일은 한 페이지의 1/2~1/3 정도의 분량, 3~4 문장 1단락으로 총 3~4단락이 가장 알맞습니다. 

그 이상으로 작성하면 읽으면서 앞의 내용을 잊게 될 수 있습니다. 

그리고 너무 긴 것보다는 짧은 게 좋습니다. 

3. 목적성 

이메일을 읽고 나서 당신이 원하는 액션이 나올 수 있도록 해야 합니다. 

산으로 가자고 했는데, 읽는 사람은 들로 가자는 내용으로 이해해서는 안되기 때문이지요. 

4. 설득성 

이메일은 다른 사람의 업무 협조와 액션을 요구하는 도구로 쓰이게 되므로 "A 이슈에 대해 이러이러하게 해주세요." 하는 내용에 대해 "그래, 그렇게 하자."라고 읽는 사람의 마음이 움직여야 합니다. 

5. 논리성 

항상 하고자 하는 말에는 논리가 있어야 하고, 근거가 있어야 합니다. 

"A건은 이러이러한 배경으로 현재로서는 요리조리 하는 것이 최선의 대응책 입니다."라고 하는 것과 "전에 해본 적이 있는데 감이 딱오는게 이렇게 하면 될 것 같습니다." 라고 말하는 것, 둘 중 당신은 어느 문장에 한 표를 던지겠습니까?